Desde crear plantillas para respuestas automáticas hasta cancelar el envío de un correo, estos son los mejores trucos de Gmail que debes saber.
Dicen que el correo electrónico reemplazó al tradicional pero no es así. Antes del Internet las cartas sólo se usaban para mensajes familiares, románticos o para que las personas le expresaran su opinión a una persona u organización. Aunque había excepciones, en realidad no se usaba tanto en el ámbito laboral, porque el fax se había encargado de facilitar el intercambio de información entre empresas e instituciones. Sin embargo, el emailreemplazó al fax, mientras que Facebook destruyó el romanticismo de escribirle a alguien y no estar conectados las 24 horas.
Cancelar el envío de un correo
Muchos pensamos en la pesadilla de enviar un mensaje equivocado o erróneo, y que una vez que sale un correo es imposible recuperarlo, pero no es así. Con Gmail es posible salvar un mail equivocado segundos antes de que es enviado, pero primero debe activarse la opción Deshacer Envío en las preferencias de la aplicación.
Primero debes ir a Preferencias, encontrar la opción «Deshacer Envío» y seleccionar un periodo límite. Puedes elegir hasta 30 segundos para poder retractar un correo.
– Liberar espacio
Si posees una cuenta de trabajo o compartes demasiados documentos, lo más probable es que tu bandeja de entrada rápidamente se acerque al límite de los 15 GB que ofrece la plataforma. Para liberar espacio, la mayoría decide borrar todos sus correos, pero si no quieres deshacerte de todos, existe una forma sencilla para encontrar los mas pesados y así decidir cuáles sí quieres borrar.
Para hacerlo sólo necesitas ubicar la barra de búsqueda y darle clic a la flecha que aparece a un lado. Eso hará que aparezca un formulario en el que puedes escribir las características de los correos que estás buscando, incluyendo su peso. Puedes buscar los que tengan más de 500 MB y los listará, facilitando la forma en que los puedes eliminar, liberando espacio de manera sencilla.
– Silenciar conversaciones y bloquear usuarios
La mayoría ignora algunas de las opciones sencillas que aparecen en Gmail. Una de ellas es silenciar cadenas de correos o bloquear los no deseados.
A veces hay correos de compañeros o de empresas que se convierten en eternas discusiones que sólo nos llena de alertas el teléfono o las notificaciones de escritorio. Si ya no queremos ver los siguientes correos basta con entrar al menú «Más» y dar clic en «Silenciar», lo cual marcará como leídos todos los futuros correos de esa conversación.
– Crea etiquetas y carpetas para guardar mejor tu información
Muchos no saben el uso de las etiquetas o cómo pueden ayudarnos a organizar mejor todos nuestros correos. En el menú de la izquierda, en la parte de abajo puedes crear una nueva etiqueta, la cual podrás usar para marcar cualquier mail. Al hacerlo, el sistema te ofrece la posibilidad de hacer una carpeta para almacenar todos los correos de esa etiqueta ahí. Esto hará que todo lo que hayas marcado con una etiqueta sea fácil de encontrar. Para agregarle una etiqueta a un correo, debes estar dentro de uno y buscar el botón con el ícono y marcar la tag deseada.
– Usa LABS
Labs es la parte de Gmail en la que los desarrolladores presentan herramientas para que los usuarios las prueben y así puedan determinar si le servirá a todos o si será mejor descartarlas. Activando algunas de esas tools podremos ver en qué está trabajando el equipo de la plataforma y aprovechar sus beneficios. Necesitas entrar a Configuración y seleccionar la pestaña de Labs, ahí podrás habilitar las opciones y ponerlas a prueba. Recuerda siempre guardar los cambios cuando termines. Enseguida mencionaremos algunas de las mejores.
– Panel de vista previa
– Google Calendar
Si usas la herramienta en conjunto con Calendar y sueles tener varios eventos planeados, puedes activar desde Labs una opción que te muestra tus futuros eventos de forma simple y que proporciona acceso directo a la herramienta. Sólo necesitas activarlo y presionar los tres puntos que aparecen en la esquina inferior izquierda de la bandeja de entrada para mostrarlo. Puedes crear eventos desde ahí y modificar distintas opciones para curar lo que quieres mirar. Resulta muy útil cuando usas el correo y los datos en éste para crear eventos.
– Plantilla de respuesta
En algunas ocasiones quizá queremos responder distintos correos con el mismo contenido. Podríamos copiar todo pero a veces mantener los formatos resulta complicado, pero otra de las herramientas de Labs nos permite guardar una respuesta y replicarla a distintos correos con un solo clic.
Primero debemos escribir el texto, presionar la flecha de abajo a la derecha, ir a «Respuestas almacenadas» y elegir «Nueva respuesta». Nos pedirá asignarle un nombre y guardarla. Después en enviar el primer correo, podemos entrar de nuevo al menú, elegirla y eso traerá de vuelta la plantilla sólo para que escribamos el nombre del destinatario.
Con estos trucos es aún más sencillo trabajar en Gmail. Así como el fax, el correo electrónico parece enfocarse solamente hacia el aspecto laboral, así que estos trucos son de gran ayuda para facilitar el manejo de la información, planeación y la privacidad. No es complejo aprender más, sólo necesitas explorar todos los rincones para saber qué te funciona y qué puedes ignorar.
FUENTE: CULTURA COLECTIVA
