En teoría, todos entienden que la preparación puede hacer que una reunión importante sea un éxito o un fracaso.
Cuanto más trabajo realices antes de entrar a la sala de juntas, más productivo y eficaz serás.
- IDENTIFICA EL PROPÓSITO. Aclarar el propósito de tu reunión es el primer paso de la planeación y también el más importante; además, impulsará todos los demás elementos de tu preparación.
- ASEGÚRATE DE QUE NECESITAS ESA JUNTA. No convoques a una nueva reunión sin antes pensar en otras maneras de lograr tu objetivo.
- DESARROLLA UNA AGENDA PRELIMINAR. Decide cuánto tiempo le dedicarás a cada tema y qué orden para tratarlos tiene más lógica.
- ELIGE A LOS PARTICIPANTES ADECUADOS. Piensa en quiénes pueden ayudarte a lograr tu objetivo y quiénes se verán afectados por el resultado de la reunión.
- ASIGNA PAPELES. Darles a los participantes un papel específico que desempeñar puede aumentar la concentración y la participación.
- DECIDE CUÁNDO Y DÓNDE. El lugar de la reunión ayuda a establecer el tono.
- ENVÍA LA INVITACIÓN Y LA AGENDA. Asegúrate de que los asistentes conozcan el propósito de la reunión.
- ENVÍA CUALQUIER INFORME O LECTURA PREVIA. Además, subraya las conclusiones clave de las lecturas para quienes no hayan tenido tiempo de leer los textos.
- IDENTIFICA EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES. Elige un método para tomar decisiones con anticipación para asegurarte de que salgas de la reunión con un resultado claro.
- PRUEBA EL EQUIPO QUE VAYAS A UTILIZAR. Este paso parece evidente, pero a veces es difícil apartar tiempo para los detalles logísticos.
- TEN UNA VERSIÓN FINAL DE LA AGENDA. Si la agenda cambió, reparte la versión final a los participantes.
- DA SEGUIMIENTO. Si asignaste papeles, verifica que los asistentes entiendan cuáles serán sus funciones.
- PREPÁRATE. Hacer el trabajo de preparación aumentará tu seguridad y te permitirá estar listo para tener una reunión exitosa.
(Adaptado de “Running Meetings”, de la serie HBR 20-Minute Manager).
FUENTE: DINERO EN IMAGEN
